KSeF wchodzi na poważnie – rozmowa z Martą Pliszką z Urzędu Skarbowego w Szczytnie

Na początek wprost: czym właściwie jest KseF?

KSeF to ogólnopolski system teleinformatyczny Ministerstwa Finansów. Służy do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. W praktyce oznacza to koniec faktur w formacie PDF i koniec faktur papierowych pomiędzy przedsiębiorcami. Wszystkie dokumenty będą przechodzić przez jeden system. Przedsiębiorca (sprzedawca) będzie wystawiał fakturę w KSeF, a nabywca pobierze ją z systemu. Potwierdzeniem wystawienia faktury będzie unikalny numer KSeF. Wszystkie faktury będą przechowywane w systemie przez 10 lat.

Czyli koniec segregatorów i przechowywania faktur?

Dokładnie tak. Przedsiębiorca nie będzie musiał ich tradycyjnie archiwizować – wszystko przechowa system. Z pewnością będzie to korzystna zmiana dla przedsiębiorcy.

A co, jeśli ktoś pomyli się na fakturze?

W KSeF nie ma możliwości edycji błędnie wystawionej faktury. Jeśli pojawi się błąd, konieczne będzie wystawienie faktury korygującej. Na przykład, gdy wystawimy fakturę z nieprawidłowym NIP-em nabywcy – trzeba ją „wyzerować” korektą i wystawić dokument ponownie, już z prawidłowymi danymi.

Jak przedsiębiorca powinien się przygotować? Od czego zacząć?

Najpierw trzeba ustalić, kto w firmie będzie odpowiadał za wystawienie faktury i kto ma mieć dostęp do systemu. Druga sprawa, to narzędzie do uwierzytelnienia. Wystarczy Profil Zaufany albo podpis kwalifikowany bądź pieczęć kwalifikowana (dla podmiotów niebędących osobą fizyczną). W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej wystarczy Profil Zaufany. Po zalogowaniu do systemu KSeF, właściciel firmy, który ma pełne uprawnienia, może nadać uprawnienia swoim pracownikom lub innym osobom, które prowadzą sprawy księgowe firmy.

A co z osobami prowadzącymi działalność nierejestrowaną?

Osoby prowadzące działalność nierejestrowaną mogą – a w określonych warunkach – muszą korzystać z KSeF. Jeśli osoba prowadząca działalność nierejestrowaną dokonuje sprzedaży albo świadczy usługi na rzecz osób fizycznych, a nie na rzecz firm, to KSeF może jej nie dotyczyć (chyba że klient zażąda od niej faktury).

A rolnicy? U nas to duża grupa.

Mamy dwie grupy rolników: po pierwsze – rolnicy podatnicy VAT czynni, którzy będą korzystali z KSeF, tak jak wszyscy inni przedsiębiorcy, osobną grupę stanowią rolnicy ryczałtowi – ci korzystają dobrowolnie z KSeF. Co istotne - jeśli nabywca chce wystawić takiemu rolnikowi fakturę VAT RR w KSeF, rolnik ryczałtowy ma obowiązek posiadać NIP i musi nadać nabywcy odpowiednie uprawnienia. Jeśli jednak rolnik ryczałtowy nie zdecyduje się na korzystanie z KSeF, wówczas faktura zostanie wystawiona przez nabywcę tak jak dotychczas.

Kiedy system rusza? Jak wygląda harmonogram?

KSeF będzie wprowadzany etapami, tj. od 1 lutego 2026 r. – obowiązek dotyczy dużych podmiotów, u których sprzedaż (wraz z podatkiem) wyniosła w 2024 r. powyżej 200 mln zł. Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek będzie dotyczył pozostałych przedsiębiorców. Należy podkreślić, że ustawa wprowadzająca KSeF zawiera przepisy odraczające wejście w KSeF dla niektórych grup podatników, m.in. dotyczy to podatników, u których sprzedaż fakturowana nie przekracza 10 tys. zł miesięcznie, oni dalej mogą wystawiać faktury tradycyjnie do końca 2026 roku. Natomiast od 1 lutego 2026 r. wszyscy muszą być gotowi do odbierania faktur z KSeF.

Jakie korzyści przedsiębiorcy odczują najbardziej?

Jest wiele korzyści z KSeF, m.in. szybszy zwrot VAT – z 60 do 40 dni, mniejsze ryzyko błędów – system je wychwyci. Podatnik będzie miał też większy nadzór nad obiegiem dokumentów w przedsiębiorstwie i dodatkowo to, o czym już wcześniej wspomniałam, nie będzie miał obowiązku archiwizacji faktur. KSeF zwiększy zatem wzajemne zaufanie przedsiębiorców – nabywca wie, że faktura została wystawiona przez podmiot uprawniony.

A co z przedsiębiorcami, którzy nie radzą sobie z internetem?

Najwięcej materiałów o KSeF znajdziemy na stronie na stronie Ministerstwa Finansów (ksef.podatki.gov.pl) – prezentacje, instrukcje, odpowiedzi na FAQ. Informacje można również uzyskać telefonicznie na Infolinii Krajowej Administracji Skarbowej: z telefonów komórkowych: 22 330 03 30, ze stacjonarnych: 801 055 055. W naszym Urzędzie Skarbowym uruchomiliśmy dedykowany KSeF punkt informacyjny, w którym wyjaśnimy zainteresowanym wszelkie wątpliwości i niejasności dotyczące Krajowego Systemu e-Faktur.

Czy biura rachunkowe mają się czego obawiać?

Przypuszczamy, że przedsiębiorcy będą nadawać biurom rachunkowym uprawnienia do obsługi faktur. Zatem, na początku będzie potrzeba więcej wysiłku np. w związku z konfiguracją dostępów, nadawaniem ról czy obsługą systemu. Ale w dłuższej perspektywie, KSeF uporządkuje i usprawni obieg dokumentów i znacząco zmniejszy liczbę błędów oraz zapewni stały dostęp do faktur przez 10 lat – bez konieczności ich samodzielnego przechowywania.

I ostatnie: ile firm w naszym powiecie obejmie obowiązek KseF?

Na koniec trzeciego kwartału 2025 r. w bazie tut. urzędu widnieje ok. 5 700 jednostek zarejestrowanych jako prowadzące działalność gospodarczą, zatem tylu przedsiębiorców (zarówno osób fizycznych, jak i podmiotów niebędących osobami fizycznymi) docelowo zostanie objęte KSeF w naszym powiecie.